HPP Asianajotoimisto

HPP Asianajotoimisto Oy:n markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1 Yleistä

HPP Asianajotoimisto Oy (”HPP”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita HPP kerää sen markkinointirekisteriin (”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan HPP:n keräämiä henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa HPP:n yhteyshenkilö: Katja Anttila (katja.anttila@hpp.fi).

HPP voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. HPP pyrkii käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaakseen hyvissä ajoin etukäteen rekisteröidylle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. HPP kehottaa rekisteröityä tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuaan tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 14.5.2018.

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: HPP Asianajotoimisto Oy
Osoite: Bulevardi 1 A, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 474 21
Y-tunnus: 0224138-5

3 Kenen henkilötietoja kerätään?

HPP käsittelee Rekisterissä HPP:n asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden edustajien sekä HPP:n entisten työntekijöiden (”Rekisteröity”) henkilötietoja.

4 Minkä tyyppisiä henkilötietoja kerätään?

HPP käsittelee seuraavia Rekisteröidyn henkilötietoja:

  • Rekisteröidyn edustaman yhtiön nimi;
  • Rekisteröidyn nimi ja asema yhtiössä;
  • Rekisteröidyn yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero); ja
  • Rekisteröidystä mahdollisesti HPP:n tapahtumissa otetut valokuvat ja tallennettu videokuva.

5 Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

HPP kerää Rekisteröidyn henkilötietoja seuraavista lähteistä:

  • Rekisteröidyiltä itseltään (esim. Rekisteröidyn tekemä yhteydenottopyyntö HPP:lle ja HPP:lle antama käyntikortti);
  • Rekisteröidyn edustaman yrityksen muilta työntekijöiltä;
  • HPP:n työntekijöiltä ja osakkailta;
  • tapahtumien (esimerkiksi messujen ja seminaarien) kautta; ja
  • yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

6 Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyn peruste on alla mainittuihin HPP:n käyttötarkoituksiin perustuva oikeutettu etu (art. 6.1.f.).

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on HPP:n palveluiden ja tapahtumien myynti ja markkinointi Rekisteröidylle sekä muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen, eli normaalit markkinointitoimenpiteet, kuten esimerkiksi markkinointiviestien lähettäminen sähköpostitse. HPP ei markkinoi Rekisteröidylle kolmannen osapuolen tuotteita tai palveluita.

Henkilötietojen käsittelyllä ei ole Rekisteröidylle muita vaikutuksia kuin markkinointiviestien kohdentaminen.

HPP ei jatkokäsittele Rekisteröidyn henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

HPP siirtää markkinoinnin tai markkinointitapahtumien toteuttamista varten Rekisteröidyn henkilötietoja myynti- ja markkinointi- sekä muille yhteistyökumppaneille, jotka toimivat HPP:n toimeksiannosta ja sen lukuun. HPP varmistaa aina, että sen yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Ajan tasalla oleva listaus HPP:n yhteistyökumppaneista ja alihankkijoista:

  • Config Oy
  • CSI Helsinki Oy
  • Emaileri Oy
  • Hanna Latvanen Tmi
  • Lyyti Oy
  • Printix Oy

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa edellä mainitun markkinoinnin tai markkinointitapahtumien toteuttamista varten tapahtumanjärjestäjille, jotka käsittelevät Rekisteröidyn henkilötietoja rekisterinpitäjänä.

HPP voi myös tarvittaessa jakaa Rekisteröidyn henkilötietoja toimivaltaiselle viranomaiselle, henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

HPP siirtää Rekisteröityjen henkilötietoja seuraaville Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella oleville tahoille henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti Rekisteröidyn etukäteen antamalla nimenomaisella suullisella tai kirjallisella suostumuksella: Facebook, Instagram ja LinkedIn.

HPP käyttää Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Siirrämme kaikissa tilanteissa Rekisteröidyn henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • HPP on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle, tai henkilötietojen siirtämiselle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

9 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

HPP säilyttää Rekisteröidyn henkilötietoja Rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava palvelu tai tapahtuma liittyy.

HPP voi säilyttää Rekisteröidyn henkilötietoja myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai HPP:n sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus, soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat, HPP:n käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä Rekisteröidyn henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö HPP:lle tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. HPP voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. HPP voi kieltäytyä Rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että HPP ei ole käsitellyt Rekisteröidyn henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

HPP kunnioittaa Rekisteröidyn henkilötietojen luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään HPP:n lukituissa toimitiloissa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu HPP:n hallinnoimaan tietojärjestelmään, johon HPP:n työntekijöillä ja yhteistyökumppaneiden edustajilla on pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan. HPP:n tietojärjestelmässä olevista tiedoista ylläpidetään useita eri varmuuskopioita eriytetyissä palveluissa, jolloin voidaan varmistua tietojen palautuksesta ja eheydestä ongelmatilanteiden sattuessa.

12 Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Katja Anttilalle osoitteeseen katja.anttila@hpp.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä HPP:hen kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen tai tulla alla olevaan osoitteeseen esittämään pyyntönsä tai kysymyksensä:

HPP Asianajotoimisto Oy
Katja Anttila
Bulevardi 1 A
00100 Helsinki