HPP Asianajotoimisto Oy:n markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1. Yleistä

HPP Asianajotoimisto Oy (”HPP”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita HPP kerää sen markkinointirekisteriin (”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan HPP:n keräämiä henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä: tietosuoja@hpp.fi

HPP voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. HPP pyrkii käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaakseen hyvissä ajoin etukäteen rekisteröidylle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. HPP kehottaa rekisteröityä tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuaan tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 5.3.2021.

2. Rekisterinpitäjä

Nimi: HPP Asianajotoimisto Oy
Osoite: Bulevardi 1 A, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 474 21
Y-tunnus: 0224138-5

3. Kenen henkilötietoja kerätään?

HPP käsittelee Rekisterissä HPP:n asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden edustajien sekä HPP:n entisten työntekijöiden (”Rekisteröity”) henkilötietoja.

4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja kerätään?

HPP käsittelee seuraavia Rekisteröidyn henkilötietoja:

• Rekisteröidyn edustaman yhtiön nimi;
• Rekisteröidyn nimi ja asema yhtiössä;
• Rekisteröidyn yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero);
• Rekisteröidyn tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä mahdollisesti antamat allergia- ja erityisruokavaliotiedot; ja
• Rekisteröidystä mahdollisesti HPP:n tapahtumissa otetut valokuvat ja tallennettu videokuva, mikäli Rekisteröity on antanut tähän tapahtuman yhteydessä suostumuksensa.

5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

HPP kerää Rekisteröidyn henkilötietoja seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyiltä itseltään (esim. Rekisteröidyn tekemä yhteydenottopyyntö HPP:lle ja HPP:lle antama käyntikortti);
• Rekisteröidyn edustaman yrityksen muilta työntekijöiltä;
• HPP:n työntekijöiltä ja osakkailta;
• tapahtumien (esimerkiksi messujen ja seminaarien) kautta; ja
• yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyn peruste on alla mainittuihin HPP:n käyttötarkoituksiin perustuva oikeutettu etu (art. 6.1.f.).

Rekisteröidyn antamien allergia- ja erityisruokavaliotietojen sekä Rekisteröidystä HPP:n tapahtumissa mahdollisesti otettujen valokuvien ja tallennetun videokuvan osalta käsittelyn perusteena on kuitenkin Rekisteröidyn suostumus (art. 6.1.a.).

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on HPP:n palveluiden ja tapahtumien myynti ja markkinointi Rekisteröidylle sekä muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen, eli normaalit markkinointitoimenpiteet, kuten esimerkiksi koulutustapahtumien järjestäminen ja markkinointiviestien lähettäminen sähköpostitse. HPP ei markkinoi Rekisteröidylle kolmannen osapuolen tuotteita tai palveluita.

Henkilötietojen käsittelyllä ei ole Rekisteröidylle muita vaikutuksia kuin markkinointiviestien kohdentaminen.

HPP ei jatkokäsittele Rekisteröidyn henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

HPP siirtää markkinoinnin tai markkinointitapahtumien toteuttamista varten Rekisteröidyn henkilötietoja myynti- ja markkinointi- sekä muille yhteistyökumppaneille, jotka toimivat HPP:n toimeksiannosta ja sen lukuun. HPP varmistaa aina, että sen yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Ajan tasalla oleva listaus HPP:n yhteistyökumppaneista ja alihankkijoista:

• Lyyti Oy
• Micromedia Oy
• Printix Oy
• Social Cocktail Oy

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa edellä mainitun markkinoinnin tai markkinointitapahtumien toteuttamista varten tapahtumanjärjestäjille (esim. allergia- ja erityisruokavaliotietojen luovuttaminen cateringista vastaavalle yhteistyökumppanille), jotka käsittelevät Rekisteröidyn henkilötietoja rekisterinpitäjänä. Tällaiset luovutuksensaajat eivät käsittele luovutettuja henkilötietoja muita tarkoituksia varten.

HPP voi myös tarvittaessa jakaa Rekisteröidyn henkilötietoja toimivaltaiselle viranomaiselle, henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

HPP ei siirrä Rekisteröidyn henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

HPP säilyttää Rekisteröidyn henkilötietoja Rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava palvelu tai tapahtuma liittyy. HPP:n järjestämiä yksittäisiä tapahtumia koskevat henkilötiedot poistetaan kuitenkin viimeistään kahden vuoden kuluttua tapahtuman järjestämisestä.

HPP voi säilyttää Rekisteröidyn henkilötietoja myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai HPP:n sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus, soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat, HPP:n käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä Rekisteröidyn henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö HPP:lle tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. HPP voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. HPP voi kieltäytyä Rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että HPP ei ole käsitellyt Rekisteröidyn henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

HPP kunnioittaa Rekisteröidyn henkilötietojen luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään HPP:n lukituissa toimitiloissa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu palomuurein suojattuihin tietojärjestelmiin, joihin HPP:n henkilöstöllä ja tietojärjestelmien ylläpitoon osallistuvilla tahoilla on pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan.

12. Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hpp.fi.